enlightenedperl.org/rules.html

   1 <html>
   2   <head>
   3   <title>Enlightened Perl Organisation</title>
   4     <meta content="text/html; charset=utf-8" http-equiv="Content-Type" />
   5     <meta name="description" content="Enlightened Perl Organisation: Not-for-profit gurantee limited company" />
   6     <meta name="keywords" content="enlightened perl, epo, perl" />
   7     <meta name="author" content="Mark Keating" />
   8     <meta name="copyright" content="2008 Enlightened Perl Organisation" />
   9
  10     <link rel="stylesheet" type="text/css" href="http://www.enlightenedperl.org/style/reset.css" />
  11     <link rel="stylesheet" type="text/css" href="http://www.enlightenedperl.org/style/basic.css" />
  12     <link rel="stylesheet" type="text/css" href="http://www.enlightenedperl.org/style/layout.css" />
  13     <link rel="stylesheet" type="text/css" href="http://www.enlightenedperl.org/style/forms.css" />
  14
  15     <link rel="shortcut icon" href="favicon.ico" />
  16
  17 <!--[if lt IE 8]>
  18         <link rel="stylesheet" href="style/lt_ie7.css" />
  19 <![endif]-->
  20 </head>
  21
  22   <body>
  23
  24     <div id="wrap">
  25
  26       <div id="header-left">
  27         <p class="pad">
  28           &nbsp;&nbsp;
  29
  30         </p>
  31       </div>
  32
  33
  34       <div id="header-middle">
  35         <p class="pad">
  36           &nbsp;
  37         </p>
  38       </div>
  39
  40       <div id="header-text">
  41          <h1 class="title">
  42             enlightened perl organisation
  43           </h1>
  44           <p class="dict">
  45           <strong>enlightened</strong> |en'litnd|: <em>adjective</em>:<br />
  46           having or showing a rational,
  47           modern, and well-informed outlook </p>
  48       </div>
  49
  50       <div id="header-right">
  51         <p class="pad">
  52           &nbsp;&nbsp;
  53
  54         </p>
  55       </div>
  56
  57
  58       <div id="nav">
  59         <a href="http://www.enlightenedperl.org/index.html">Home</a> |
  60         <a href="http://www.enlightenedperl.org/about.html">About</a> |
  61         <a href="http://www.enlightenedperl.org/project.html"> Projects</a> |
  62         <a href="http://www.enlightenedperl.org/grants.html"> Grants</a> |
  63         <a href="http://www.enlightenedperl.org/form/"> Membership</a> |
  64         <a href="http://www.enlightenedperl.org/rules.html"> Rules</a> |
  65         <a href="http://www.enlightenedperl.org/donate.html"> Donations</a> |
  66         <a href="http://www.enlightenedperl.org/extendedcore.html"> Extended Core</a> |
  67         <a href="http://www.enlightenedperl.org/logos.html"> Logos/Buttons</a> |
  68         <a href="http://www.enlightenedperl.org/board.html"> Board</a> |
  69         <a href="http://www.enlightenedperl.org/contact.html"> Contact</a>
  70       </div>
  71
  72       <div id="main">
  73
  74           <div id="content">
  75             <h1 id="top" name="top">Organisation Rules</h1>
  76             <h2 id="general" name="general">General Notes</h2>
  77               <p>In all respects in this document the &ldquo;board&rdquo;
  78               (all forms of capitalisation and emphasis except where stated) shall be in reference
  79               to the Board of Directors of the Enlightened Perl Organisation.</p>
  80
  81               <p>In all respects in this document the &ldquo;secretary&rdquo;
  82               (all forms of capitalisation and emphasis except where stated) shall be in reference to the Secretary
  83               of the Enlightened Perl Organisation.</p>
  84
  85               <p>In all respects in this document the
  86               terms &ldquo;law&rdquo;, &ldquo;legal&rdquo; and &ldquo;act&rdquo;
  87               (all forms of capitalisation and emphasis
  88               except where stated) shall refer to the laws of the United Kingdom
  89               and The Companies Acts of 1985 and 1989, with their amendments and
  90               revisions.</p>
  91
  92               <a class="smallref" href="#top">back to top</a>
  93               <p class="border"></p>
  94
  95             <h2 id="secretary" name="secretary">The Company Secretary</h2>
  96               <p>The company Secretary shall be
  97               appointed by the board and registered in accordance with the act.</p>
  98             <h3 id="secduty" name="secduty">Duties of the Secretary</h3>
  99               <p>To keep, at a secure location, all
 100               written records of the Organisation and to
 101               present the originals, or copies where applicable, to the board on
 102               request.</p>
 103
 104               <p>To ensure that the Organisation
 105               files all correct documents and legal notices as required by the Act.
 106               To keep a record of such files and to ensure that this is available
 107               for inspection by the board at any time.</p>
 108
 109               <p>To oversee the annual audit and to
 110               present its findings to the Board. The annual audit must be made by a
 111               person recommended to the board by the Company Secretary and
 112               authorised by them. The audit may not be carried out by any Member of
 113               the Board, Officer of the Company, Company Secretary or Ordinary
 114               Member. The audit should not be carried out by any relative of a
 115               company officer or by any person with a vested interest in the
 116               organisation.</p>
 117
 118               <p>To arrange and organise the Annual
 119               General Meeting (AGM) and any Extraordinary General Meeting (EGM) as
 120               outlined or requested by the Board.</p>
 121
 122               <p>To approve expenses for the Board of
 123               Directors and all Company Officers. Expenses must be filed with the
 124               company secretary and be held at the Registered Office. The expenses
 125               should always be presented as an original written, or printed,
 126               receipt and may not be a copy, photocopy or facsimile. Copies of
 127               receipts submitted may be made for reference purposes but the
 128               originals must be made available for an audit as outlined by the act.</p>
 129
 130               <p>To arrange the Registered Company
 131               Address. At this time the Registered Office shall be the home, or
 132               postal residence, of the Company Secretary until sufficient funds are
 133               available for a separate office. The Registered office must be a UK
 134               postal address (preferably England and Wales) and must not be a post
 135               office box or postal collection agency. The Company Secretary shall
 136               manage all aspects of the Registered Office and ensure it is suitable
 137               in accordance with the law. The Company Secretary may be recompensed
 138               for the use of a home or postal address on the decision of the board.
 139               All expenses incurred by the Company Secretary in regards to the
 140               Registered Office shall be recompensed in respect of receipts
 141               presented for full audit.</p>
 142
 143               <p>The Company Secretary shall serve until:</p>
 144                 <ul>
 145                   <li>They so decide to resign;</li>
 146                   <li>One day before an AGM following an
 147                   AGM whereby the board unanimously agrees to ask for resignation;</li>
 148                   <li>Severe breach of duties under the
 149                   Act or in disobedience to the duties outlined in this document.
 150                   Which must be determined at an EGM (Extraordinary General Meeting)
 151                   or an AGM. In respect to this the Secretary will be given a minimum
 152                   of six weeks, to a maximum time of six months stated at the
 153                   reporting of a breach in duties, to prepare a defence
 154                   of any accusation and during which time the Secretary may liaise
 155                   with the board, or with members appointed by the board in an attempt
 156                   to resolve the situation with minimum discordance in the
 157                   Organisation. A severe breach must be reported by a director to a
 158                   quorum in writing and be agreed upon by a majority of the board;</li>
 159                   <li>Their death, or severe illness
 160                   preventing them from the carrying out of their duties in accordance
 161                   with the act and this document.</li>
 162                 </ul>
 163
 164               <a class="smallref" href="#top">back to top</a>
 165               <p class="border"></p>
 166
 167             <h2 id="admin" name="admin">The Administrative Manager</h2>
 168               <p>An Administrative Manager may be
 169               appointed by the Board of Directors and shall be considered an
 170               &ldquo;employee&rdquo; and &ldquo;officer of the company&rdquo;. The
 171               administrative manager shall be reimbursed of all expenses and <i><b>may</b></i>
 172               be offered a wage as approved by the board.</p>
 173
 174               <p>The duties of the Administrative
 175               Manager will be carried out by the Company Secretary if no person has
 176               been appointed to this post.</p>
 177
 178             <h3 id="adminduty" name="adminduty">Duties of the Administrative Manager</h3>
 179               <p>To maintain written records for the
 180               Organisation and to present these documents
 181               to the company secretary, auditors or to the board on request.</p>
 182
 183               <p>To maintain details of all organisation
 184               members, officers and directors including contact address, email and
 185               subscription details.</p>
 186
 187               <p>To maintain company accounts in
 188               accordance with the act and the law.</p>
 189
 190               <p>To record all company expenses as
 191               incurred by the company and to authorise
 192               day-to-day expenses in the normal running of the organisation.</p>
 193
 194               <p>To collect and record all expenses
 195               submitted by Board members and to submit these to the Secretary.</p>
 196
 197               <p>To collect and file all payments into
 198               and from the company, to keep an accurate and up-to-date record of
 199               all creditors and debtors of the of the organisation as required by
 200               the act and the law.</p>
 201
 202               <p>To maintain a record of all company
 203               decisions, including the minutes of all meetings and to ensure that
 204               such records are accepted by the Board as being accurate and
 205               distributed in an appropriate form to all members.</p>
 206
 207               <a class="smallref" href="#top">back to top</a>
 208               <p class="border"></p>
 209
 210             <h2 id="members" name="members">Members</h2>
 211               <p>In accordance with the Act and the Law,
 212               the membership shall be offered to all persons who qualify under the
 213               dictates described by the board (listed in a separate document),
 214               or at the board's discretion may be offerred or denied. The
 215               membership shall be divided into two types, ordinary members (also
 216               referred to as voting members) and associate members (referred to as
 217               non-voting members or special membership). A membership is not
 218               transferable and ceases automatically upon death or dissolution in
 219               the case of an organisation or entity.</p>
 220
 221             <h3 id="ordinary" name="ordinary">Ordinary Membership</h3>
 222               <p>An ordinary member shall be offered
 223               membership after approval by the board.</p>
 224
 225               <p>An ordinary membership shall be
 226               required to pay a yearly subscription fee, as normally set by the
 227               board at the yearly AGM. This fee currently stands at &pound;100
 228               (GBP).</p>
 229
 230               <p>An ordinary member may run for board
 231               membership or any office as created by the board under the approval
 232               of members as outlined in the Articles of Association as outlined in
 233               the Articles of Association. This is available to all members except
 234               those that are entities or organisations who may not hold a board
 235               membership or officer of the company, this is limited to individuals
 236               only. Entities that have a singular membership may not nominate a
 237               member of their organisations to act as a board member or officer of
 238               the company. This does not affect the organasations ability to vote.
 239               Entities or organisations that take a single membership will be
 240               limited to one vote from a registered officer of the organisation.
 241               This vote may only be transferred to another member of their
 242               organisation on written application to the Company Secretary.</p>
 243
 244               <p>Ordinary members may:</p>
 245                 <ol>
 246                   <li>Have their membership suspended;</li>
 247                   <li>Be refused repeat membership, at the annual subscription by decision of the board;</li>
 248                   <li>Ejected from the organisation during annual membership for a severe breach of the organisations
 249                   rules and objectives.</li>
 250                     <ul>
 251                       <li>Membership suspension may only be
 252                       approved by a vote of the board, or off all members, at a quorum,
 253                       general or extraordinary meeting and shall be for a maximum of three
 254                       months.</li>
 255                       <li>During the suspension period an
 256                       Extraordinary Meeting may be called and a vote taken to evict the
 257                       member.</li>
 258                       <li>Any member may be refused renewal
 259                       of membership at the AGM (Annual General Meeting) or at an
 260                       Extraordinary Meeting.</li>
 261                       <li>Members shall have the right to
 262                       representation at these meetings for suspension, eviction or a
 263                       refusal of renewed membership</li>
 264                     </ul>
 265                   </ol>
 266
 267             <h3 id="special" name="special">Special Membership</h3>
 268               <p>A Special Membership, or non-voting
 269               member, may be approved membership on direct approval from the board.
 270               They may also be given automatic membership for being an officer of a
 271               company or organisation that holds membership. Special Membership is
 272               subject to all the rules and conditions of normal membership except
 273               with the exceptions outlined here.</p>
 274
 275               <p>A Special membership is not subject to
 276               a yearly membership fee, nor will they be billed for any fee.</p>
 277
 278               <p>A Special Membership may not be elected
 279               to any office in the company or the board, but, may hold an employed
 280               position in the organisation as outlined by decree from the board.</p>
 281
 282               <p>A Special Membership may not vote at
 283               any meeting (including Annual General Meetings and Extraordinary
 284               Meetings), quorum or other event. Special members may be invited to
 285               participate in such events as deemed by the board under exceptional
 286               circumstances, such as attendance to an AGM, but this does not confer
 287               any special ability or change to their non-voting status.</p>
 288
 289               <p>A Special membership has no right to
 290               vote on any resolution and their signature on any resolution may not
 291               be constituted as a vote. Any such use of Special membership in this
 292               manner constitutes a breach of the articles and may lead to a
 293               dismissal from the organisation or refusal to renew membership.</p>
 294
 295               <p>Any member, officer, or board member may not poll the Special
 296               Membership except for matters not pertaining to company Resolutions.
 297               The Special Membership confers no rights under the Act relating
 298               to membership of the company.</p>
 299
 300               <a class="smallref" href="#top">back to top</a>
 301               <p class="border"></p>
 302
 303           </div>
 304
 305           <div id="pageindex">
 306             <h4>Page Index:</h4>
 307             <ol>
 308               <li><a href="#general">General Notes</a></li>
 309
 310               <li><a href="#secretary">The Company Secretary</a></li>
 311                 <ul>
 312                   <li><a href="#secduty">Duties of the Company Secretary</a></li>
 313                 </ul>
 314
 315               <li><a href="#admin">The Administrative Manager</a></li>
 316                 <ul>
 317               <li><a href="#adminduty">Duties of the Administrative Manager</a></li>
 318                 </ul>
 319
 320               <li><a href="#members">Members</a></li>
 321                 <ul>
 322                   <li><a href="#ordinary">Ordinary Members</a></li>
 323                   <li><a href="#special">Special Members</a></li>
 324                 <ul>
 325             </ol>
 326
 327           </div>
 328
 329         <div id="footer">
 330           Copyright &copy;2008-09 Enlightened Perl Organisation
 331         </div>
 332
 333       </div>
 334
 335
 336
 337     </div>
 338
 339
 340
 341     <!-- GOOGLE ANALYTICS CODE -->
 342 <script src="http://www.google-analytics.com/urchin.js" type="text/javascript">
 343 </script>
 344 <script type="text/javascript">
 345 _uacct = "UA-2382391-3";
 346 urchinTracker();
 347 </script>
 348
 349   </body>
 350 </html>